Manual de GastroApp
Food cost real, facturas e integraciones
Importa las ventas de tu caja, compara lo que debías gastar con lo que salió del stock, lee facturas y conecta servicios.
Paso 1. Activa Food cost real en Módulos. Necesita Recetas: el coste por ración sale de los precios de tus ingredientes.
Paso 2. Abre Food cost real, pestaña Ventas y pulsa Elegir archivo CSV. Sube el archivo de ventas de tu caja. Necesita una columna de producto, una de cantidad y una de fecha (el importe es opcional); detecta los separadores ; , o tabulador.
Paso 3. Si el archivo no tiene fecha, GastroApp te pregunta de qué día son las ventas. Si no reconoce las columnas, te pide que las elijas.
Paso 4. Abre la pestaña Asociar productos. Para cada producto de la caja elige la receta con Elegir receta (o acepta la sugerencia). Se recuerda para los próximos archivos.
Cuantas más unidades estén asociadas, más fiable es el resultado. Si no todo está asociado, un aviso muestra el porcentaje que sí lo está.
Paso 5. La pestaña Resumen muestra, para el Periodo que elijas: ventas, el food cost teórico (lo que deberían gastar los platos vendidos) y el food cost real (lo que salió del stock).
Paso 6. Alertas lista los productos que salieron del stock muy por encima de lo que explican las ventas. Teórico frente a real por producto muestra la diferencia producto a producto.
El coste real necesita movimientos de stock: entradas de albaranes, producción y mermas. Sin ellos solo se muestra el coste teórico.
Paso 7. ¿Importaste el archivo equivocado? En Archivos importados pulsa Quitar para quitar esa importación y sus ventas.
Paso 8. Abre Integraciones en el menú (propietario y jefe de cocina). Puedes conectar OpenAI (lee facturas de proveedor con IA) y Resend (envía correos). Todo funciona sin ellos; las conexiones con caja, contabilidad, mensajería y pagos aparecen como Próximamente.
Paso 9. Las facturas se leen gratis aunque no tengas OpenAI: GastroApp lee el texto del PDF o aplica OCR a la foto y prepara un borrador. Revisa siempre cada línea antes de guardarla en el stock.
Paso 10. En Claves de API (solo lectura) puedes crear una clave para que tus propias herramientas (contabilidad, hojas de cálculo) lean artículos, recetas y comandas cerradas. Copia la clave al momento: no se vuelve a mostrar. Puedes revocarla cuando quieras.
Paso 11. Cada artículo puede tener su stock mínimo: abre Artículos y rellena el campo de stock mínimo. Vacío significa que se usa el límite general (5).
Preguntas frecuentes
¿Se conecta con mi caja?
Todavía no. Hoy importas el archivo de ventas (CSV). Las conexiones directas aparecen como próximamente.
¿Por qué el coste real sale vacío?
No hay movimientos de stock en el periodo. Registra entradas, producción y mermas, o cuenta el stock, y aparecerá.
¿El lector de facturas acierta siempre?
No. Prepara un borrador que debes revisar. El OCR puede leer mal algún dígito.